Assistant.e de direction / office manager Organisme de formation - Jenny Chammas

Assistant.e de direction / office manager Organisme de formation

Assistant.e de direction /
office manager

Coachappy recrute un.e Assistant.e de direction en CDI ou Freelance 3 jours/semaine

Souhaitez-vous rejoindre un organisme de formation qui se développe dont la mission est d’accompagner les leaders ambitieuses à changer leur monde intérieur pour changer le monde grâce au coaching ?

 

Si vous êtes un.e assistant.e de direction et/ou office manager passionné.e et très rigoureux.se, que vous souhaitez vous saisir d’une mission à long terme et rejoindre une start-up digitale, inclusive et féministe, nous serons ravies de vous rencontrer.

 

Ces deux dernières années, nous avons accompagné plusieurs centaines de femmes et développé notre activité auprès des particuliers et des entreprises. Notre assistant.e de direction/office manager a pour rôle :

 

  • la gestion administrative de l’entreprise 
  • assister Jenny (dirigeante de l’entreprise et mastercoach) pour organiser son agenda et l’aider à la préparation de dossiers, de présentations et d’évènements
  • aider le bon déroulement du quotidien de l’équipe 

L’assistant.e de direction travaillera en direct avec Jenny et sera en soutien des autres membres de l’équipe.

 

 

CDI ou mission long terme en freelance à Paris à partir du 01/07/22.

Poste basé dans nos bureaux à Paris 17ème.

Salaire : 30k€ – 35k€ annuel brut – à discuter selon profil et expérience.

 

Vous êtes freelance et souhaitez rejoindre l’équipe en tant qu’indépendant.e sur du long terme ? C’est possible aussi, discutons-en ensemble !

 

Nous avons hâte de vous rencontrer et de découvrir vos talents.

C'EST POUR VOUS SI :

  • Vous possédez une expérience d’au moins 3 ans en tant qu’assistant.e de direction ou office manager. Vous aimez ce métier d’assistance, vous avez une passion pour l’administratif et l’organisation, vous adorez vous rendre indispensable, simplifier la vie de votre manager et des collaborateur.ices de l’entreprise.
  • Vous connaissez le fonctionnement d’un organisme de formation et de la certification Qualiopi (pas indispensable, mais un vrai plus !).
  • Vous êtes très à l’aise avec le numérique, les outils digitaux. Les outils que nous utilisons par exemple : suite Google, trello, slack,…
 
  • Vous souhaitez démarrer une collaboration à long terme dans une start up en développement.
  • Vous aimez travailler, êtes organisé.e et efficace. Vous respectez les deadlines à la lettre.
  • Vous êtes le roi / la reine de l’organisation et savez mener vos dossiers en mode multi-projets.
  • Vous êtes très rigoureux.se à l’oral comme à l‘écrit, vous avez un très bon niveau d’orthographe et de syntaxe.
  • Vous passez plus de temps à agir qu’à réfléchir.
  • Vous êtes dynamique, bon(ne) communicant(e) et aimez l’interaction avec les autres : les membres de l’équipe, les clients, les prestataires externes.  
  • Vous avez le sens du service et des priorités.
  • Vous aimez le travail administratif.
  • Aucune tâche n’est trop petite pour vous.
  • Vous êtes d’humeur joyeuse et constante et aimez travailler au sein d’une équipe ultra motivée et positive.
  • Vos capacités de travail et d’organisation vous permettent de donner le meilleur de vous dans la journée et de profiter de vos soirées, vos week-ends et vos vacances.
  • Vous parlez et écrivez couramment l’anglais.
  • Vous savez respecter une stricte confidentialité. C’est une éthique de travail chez vous.

Mission

Vous serez en charge de la gestion des tâches administratives, juridiques et comptables chez Coachappy. Vous aurez un rôle de facilitateur.trice de la CEO et plus globalement de la vie au bureau.

 

 

ASSISTANAT DE DIRECTION

  • Être la gardienne de l’agenda de la CEO + organiser les rendez-vous
  • Interface avec le cabinet comptable, gestion des notes de frais, suivi de la facturation et des paiements
  • Gestion des inscriptions client.es, depuis les demandes jusqu’à la finalisation des contrats : prise de rendez-vous, échange téléphonique avec les futures clientes, gestion des contrats, des paiements et inscription technique dans le logiciel
  • Interface avec les organismes de financements pour les contrats des clientes
  • Achat & envoi des cadeaux aux clientes
  • Traiter et effectuer le suivi de dossiers administratifs
  • Réaliser des comptes-rendus de réunions et reportings
  • Réaliser des présentations powerpoint pour les rendez-vous de Jenny

OFFICE

  • Intégration des collaborateurs : organiser leur arrivée, la création de leur boîte mail, adhésion mutuelle, prévoyance, etc.
  • Suivi administratif des dossiers RH (embauche, formation, contrat courte durée, etc.)
  • Gestion paie et RH : suivi des demandes de congés, paie, etc.
  • Gestion courante des locaux (commande de fournitures, suivi des stocks etc)
  • Organisation d’événements internes et externes de l’entreprise
  • Création et mise à jour de process

Pour qui ce poste N’EST PAS

  • Vous n’êtes pas certain.e. d’aimer le métier d’assistant.e de direction
  • Le challenge vous stresse
  • Vous n’êtes pas organisé.e
  • Vous avez du mal à respecter la confidentialité des informations auxquelles vous avez accès
  • Vous n’êtes pas d’humeur constante, vous avez tendance à râler ou faire la tête
  • Vous n’aimez pas recevoir du feedback ni en donner
  • Vous considérez que certaines tâches sont petites pour vous
  • Vous n’aimez pas apprendre et vous former, notamment sur des outils numériques

Ce que vous pouvez attendre de notre collaboration 

  • Un environnement de travail professionnel, inclusif et agréable où tout le monde aime être là et avancer ensemble dans la bonne humeur.
  • Un véritable esprit d’équipe. Vous saurez quels sont vos objectifs et ceux de l’entreprise et pourquoi nous avançons vers ce but
  • Coaching et feedback régulier pour vous développer
  • Un équilibre vie professionnelle-vie personnelle
  • De la rigueur et de l’excellence.

VOUS AVEZ JUSQU'AU 10 JUIN 2022 POUR envoyer votre candidature
merci de cliquer sur ce lien POUR répondre au questionnaire