Comment être plus productif ? 9 secrets pour mieux travailler
La question de la productivité au travail est une problématique importante pour de nombreuses femmes leaders ou indépendantes.
Que faire pour être plus efficace dans nos fonctions ? Comment surmonter la flemme et combattre la procrastination ?
En bref : comment être plus productive et atteindre rapidement ses objectifs professionnels ?
Dans cet article, je vous livre tout ce que j’ai appris sur le sujet ces dernières années à travers mon expérience de cheffe d’entreprise, de master coach et de maman qui travaille. C’est aussi le témoignage d’une personne qui, comme vous, a dans sa vie de multiples envies et activités !
Voici mes 9 secrets pour améliorer durablement votre productivité sans vous oublier.
DANS CET ÉPISODE
- Pourquoi la productivité au travail n’est pas linéaire ?
- 1. Planifier pour être productif
- 2. Appliquer la méthode Pomodoro
- 3. Organiser des blocs de rendez-vous
- 4. Limiter le temps accordé à chaque tâche
- 5. Prioriser ses projets pour être plus productive
- 6. Varier les activités dans une journée
- 7. Simplifier ce qui peut l’être
- 8. Créer une routine au service de sa productivité
- 9. Réduire son temps de travail
Pourquoi la productivité au travail n’est pas linéaire ?
Ma vision de la productivité a beaucoup évolué ces dernières années.
Si j’avais rédigé cet article il y a 5 ans, je vous aurais donné des recettes toutes faites. Des méthodes certes très utiles et qui sont toujours en vigueur dans ma vie, mais qui ne se suffisent pas à elles-mêmes pour être plus productive.
Je vous partage aujourd’hui ma vision actuelle du sujet ainsi que ce que j’applique moi-même au quotidien. Parfois avec succès, parfois avec plus de difficultés.
Il est capital de comprendre que la productivité n’est pas linéaire. On ne peut pas être productive tout le temps au sein d’une même journée, d’une même semaine ou à l’échelle d’une année.
Il y a deux raisons fondamentales à cela, et les deux relèvent de la biologie.
Le rythme chronobiologique
Nous ne sommes pas des robots. Nous possédons un corps et un cerveau qui obéissent à un rythme naturel. Nous avons besoin de sommeil et d’énergie pour fonctionner.
Nous avons aussi une vie mentale et émotionnelle. Il y a des moments avec, où l’on se sent très bien, et d’autres où la déprime peut nous gagner. Évidemment, cela affecte notre productivité.
Au niveau physiologique, nous possédons tous un chronotype : un rythme chronobiologique. Bien se connaître sur ce point permet d’organiser ses journées de manière optimale pour être productive.
Je vous conseille à ce sujet la lecture du livre Quand de Michael Breus. Il permet de définir son chronotype et donne de nombreux conseils pour être plus efficace dans son travail en respectant ses besoins et son rythme.
En ce qui me concerne, je suis du type Lion. Cela signifie que, naturellement, je me réveille tôt le matin et me couche tôt le soir. J’ai beaucoup d’énergie en matinée mais, en fin de journée, je perds en efficacité.
La lecture de ce livre déjà a validé ce que je pressentais et m’a aidée à mieux organiser mes journées. Sociable le matin, je planifie la majorité de mes rendez-vous. Ayant besoin de plus de calme l’après-midi, c’est à ce moment-là que je planifie mes sessions de création de formation ou d’écriture.
J’ai remarqué que quand je parviens à m’organiser de cette façon, je me sens mieux, plus reposée et plus énergisée. Je ne prévois jamais de travailler tard le soir : en phase d’activité intense, je me lève plus tôt, je réduis ma pause déjeuner ou, exceptionnellement, je travaille un dimanche matin. En revanche, je ne serai jamais sur mon ordinateur à 21 h !
Les cycles biologiques féminins
L’autre raison de la non linéarité de la productivité au travail, c’est que les femmes biologiques sont soumises à des cycles d’environ 28 jours. Ces cycles ont un grand impact sur la productivité.
C’est pourquoi il est nécessaire de prendre du recul sur notre mode de travail et notre société. Le monde du travail a été créé par les hommes et pour les hommes, à une époque où le territoire de la femme restait le foyer.
Or, les hommes sont des êtres biologiques linéaires. Ils ne sont pas soumis aux mêmes cycles. Ils ne connaissent pas de changements hormonaux tous les 28 jours.
C’est en revanche le cas des femmes qui, souvent, fonctionnent comme si ce n’était pas le cas.
Avez-vous remarqué un manque d’énergie juste avant et pendant vos règles ?
Peut-être aussi vous sentez-vous irritable et avez-vous tendance à tout remettre en question : votre couple, votre travail et même votre maternité ?
Quand un nouveau cycle démarre, avez-vous remarqué le regain d’énergie, de confiance et de créativité ?
Au moment de l’ovulation, on se sent souvent pleine d’amour, d’envie d’aller vers les autres et de communiquer.
Il y a encore un an, je n’avais aucune conscience de mes cycles féminins. Je me demandais la même énergie, quelle que soit la phase de mon cycle.
Grâce au yoga, à la connexion avec la nature et avec mon intériorité, j’ai commencé à m’y intéresser. J’ai observé chaque matin comment je me sentais et quel était mon niveau d’énergie en fonction du jour de mon cycle. Je ne m’étonne plus désormais des variations que je constate : cela correspond quasi systématiquement.
Cela me permet de mieux me comprendre et d’adapter l’intensité que je mets dans mon travail. Cela me permet aussi de renforcer ma créativité et mon efficacité, puisque je choisis consciemment de capitaliser sur les moments les plus propices.
Si le sujet vous intéresse, je vous recommande la lecture de Lune Rouge, de Miranda Gray.
Se réapproprier sa nature de femme, vivre avec ses cycles plutôt que contre eux, peut être capital dans son rapport au travail et à l’activité physique en général.
Maintenant que ce concept de non linéarité est posé, nous pouvons passer à la suite.
Je vais vous partager tout ce que j’applique dans mon propre quotidien : voici mes 9 secrets de productivité !
1. Planifier pour être productif
La productivité au travail ne peut selon moi pas advenir sans planification.
Quand on ne sait pas où on va, difficile de s’y rendre ! Idem pour la gestion du temps : quand une journée est totalement ouverte, sans objectif de tâche à compléter, on risque de passer à côté de ce qu’il faut faire.
Naturellement, si on n’est pas intentionnel, notre cerveau nous emmène vers ce qui demande le moins d’effort. Et souvent, ce n’est pas du tout ce qui sert nos objectifs.
Le secret, c’est d’adapter la planification à son rythme :
Certaines personnes aiment que tout soit planifié.
D’autres ont besoin d’espaces de liberté et ne planifient que ce qui est vraiment important. Elles laissent leur intuition les guider pour le reste.
Une seule règle d’or : Prévoir des temps de travail de fond au moment où on est la plus concentrée.
Concrètement, demandez-vous : quand êtes-vous la plus facilement concentrée et productive ?
Prévoyez au moins une fois par semaine de travailler plusieurs heures sur ce créneau sur un sujet de fond qui fait partie de vos objectifs. Coupez alors toute notification de téléphone et de mail.
Dans mon cas, les moments de travail de fond sont dans l’après-midi, de 14h à 17h. Mes matinées sont souvent dédiées à des rendez-vous, des coachings ou des évènements. Mais je ne calerai pas ces moments de concentration en fin de journée.
J’y consacre un vrai temps long. Évidemment, je ne peux pas faire cela tous les jours : une fois par semaine, c’est déjà très bien !
2. Appliquer la méthode Pomodoro
La méthode Pomodoro est extrêmement efficace dans les moments où notre productivité au travail est mise à rude épreuve.
On commence par découper ce qu’on projette en petites tâches. Par exemple : si j’écris un cours pour une formation, je le découpe en chapitres et je prévois des plages de travail successives.
La méthode Pomodoro consiste à travailler sur des plages de 25 minutes, puis faire une pause de 5 minutes. Si j’ai trois heures de travail à faire, je planifie 6 plages de 25 minutes et 6 pauses.
Dès le début, je prévois ce que je dois réaliser sur chaque plage de travail.
J’utilise cette méthode environ une fois par mois quand je sens que je résiste à me mettre à une tâche, mais que l’accomplir serait vraiment très bénéfique pour servir mes objectifs.
3. Organiser des blocs de rendez-vous
J’ai longtemps accepté les rendez-vous et réunions quand on me les proposait, sans les circonscrire à des moments précis.
Mais dans la pratique, cela prend un temps fou : cela consomme aussi beaucoup d’énergie et d’attention, en plus de découper les journées en petits morceaux. Il est ensuite très difficile de se mettre à une tâche créatrice.
Ce que j’ai mis en place, et que je vous suggère, c’est de vous demander sur quels moments de la semaine et/ou de la journée sont les plus propices pour les rendez-vous. Et quels sont les moments où vous n’en acceptez pas.
Bien sûr, parfois, il faut savoir être flexible. Mais vous pouvez ainsi commencer à imaginer un emploi du temps à votre service.
En ce qui me concerne le lundi matin est consacré aux avec mon équipe et aux one-to-one. Le jeudi après-midi est le moment des rendez-vous avec les entreprises.
Je consacre également un déjeuner par semaine pour mon réseau : le lundi ou le mardi.
En dehors de ces moments, j’évite les rendez-vous, sauf si je considère que c’est important.
Je conserve ainsi plus de temps pour mes priorités. Et mes priorités comportent également un déjeuner avec une amie ou mon mari, des séances de yoga, etc.
4. Limiter le temps accordé à chaque tâche
Voici sans doute l’outil qui a le plus changé mon rapport à la productivité au travail.
J’ai pris conscience que seule moi décidais du temps qu’il me faut pour faire quelque chose. Si je décide que cela ne doit pas prendre plus de tant de temps, c’est possible.
Cela réclame une planification en amont et de rester consciente pendant l’exercice du temps qu’on y accorde.
Accepter de ne pas faire parfaitement
Limiter son temps pour une tâche, c’est aussi accepter de ne pas la réaliser parfaitement.
Je remarque que beaucoup de personnes ont du mal à lâcher prise : elles s’imaginent toutes les catastrophes qui pourraient se produire si on découvrait que leur travail n’est pas assez bon.
Mais la plupart du temps, ce peaufinage est du temps perdu.
Quand on fait quelque chose pour la première fois, il est bien sûr difficile d’être efficace et d’anticiper. Mais en répétant la tâche, cela devient plus facile.
Alors je vous challenge : essayez de réduire de moitié le temps consacré à l’une des tâches que vous maîtrisez et testez. Qu’est-ce que cela change pour vous ?
Ne pas revenir sur une tâche terminée
Le manque de confiance en soi peut être un grand ennemi de la productivité.
On doute de ce qu’on est en train de faire. On n’est pas pleinement satisfaite. Alors, on se dit qu’on y reviendra plus tard. Et on répète ce cercle vicieux.
Si c’est votre cas, observez-vous et demandez-vous :
Combien de temps avez-vous perdu ?
De quoi cela vous prive-t-il ?
Vous pouvez décider d’arrêter ce cycle dès aujourd’hui. Vous pouvez vous promettre que vous terminez votre tâche, sans la laissez pas en suspens, même si vous ressentez de l’inconfort.
Souvent les personnes qui agissent ainsi sont d’éternelles insatisfaites. Cela ne signifie pas que leur travail est insatisfaisant. Cela veut seulement dire qu’elles ont l’habitude d’être très critiques envers leur travail.
Compléter ses tâches aujourd’hui
Parfois, il arrive que la flemme nous empêche de terminer nos tâches. Elle nous susurre qu’on pourra finir demain.
Mais demain, il y a d’autres choses à faire… Ne serait-ce qu’un instant de libre, au cours duquel vous auriez pu aller marcher et respirer.
Ma technique pour combattre la flemme est d’évaluer mon niveau d’énergie.
S’il est vraiment faible, je m’accorde de déplacer ma tâche. Mais la plupart du temps, je reconnais la flemme, pas un manque d’énergie.
Alors, j’utilise la méthode Pomodoro et je me promets une récompense à la fin : un bain, une bonne série ou tout ce qui me ferait plaisir sur l’instant.
5. Prioriser ses projets pour être plus productive
La productivité est quasi inaccessible si vous avez trop de priorités. On ne peut pas être constamment efficace, toutes les heures de la journée.
Il faut prioriser !
Dans mon équipe, c’est notre responsable opérationnelle qui priorise les projets. Elle sait me remettre dans le droit chemin quand je me laisse emporter par mes mille idées à la minute.
Si vous êtes seule à bord, écrivez vos trois priorités. Et assurez-vous qu’elles constituent bien 80 % de votre temps de travail.
Vous constaterez rapidement que vous créez ainsi plus de résultats.
6. Varier les activités dans une journée
Pour améliorer sa productivité au travail, il faut bien se connaître.
En ce qui me concerne, j’ai profondément besoin de varier mes activités et mes sujets dans une journée. Sauf quand je suis concentrée sur une création de formation.
Mais je n’aime pas non plus sauter du coq à l’âne constamment. Donc je prévois des journées variées avec des plages de travail assez larges pour pouvoir me concentrer sur un sujet.
La variété des tâches quotidiennes aide à maintenir un niveau d’engagement élevé en prévenant la monotonie.
Aux personnes qui ressentent la même chose, je conseille de prévoir des journées variées. Les plages de travail doivent être assez larges pour pouvoir se concentrer sur un sujet tout en permettant des transitions fluides entre les différentes activités.
On favorise ainsi une productivité équilibrée et durable.
7. Simplifier ce qui peut l’être
Ce conseil peut paraître évident, mais on a souvent la flemme de mettre en place de nouvelles habitudes. S’y atteler, c’est pourtant gagner en productivité au travail sur le long terme.
Simplifier les prises de rendez-vous
J’ai découvert que le planning des rendez-vous sur Google Agenda permet de définir des plages de rendez-vous. Un lien à transmettre aux personnes intéressées leur permettra de choisir elles-mêmes directement parmi ces plages.
On ne perd ainsi plus de temps à chercher le bon créneau.
Simplifier la gestion des emails
On vous pose toujours les mêmes questions par email ?
Conservez les mêmes réponses ! Vous gagnerez du temps.
Oser la délégation
Déléguez, déléguez, déléguez… Déléguez tout ce qui ne fait pas partie de votre zone de génie !
La délégation est l’un des meilleurs investissements pour gagner en temps et en productivité au travail.
Je discutais hier avec une ancienne entrepreneuse qui est retournée au salariat car elle travaillait trop sans parvenir à s’arrêter. C’est un problème que je ne connais pas grâce à mon équipe et à la délégation.
Mais je remarque que, bien souvent, la délégation n’est pas bien utilisée voire négligée. Pourtant, elle crée du temps et permet de se concentrer là où l’on fait la différence.
Quand la délégation est impossible, il faut être encore plus vigilantes sur nos priorités.
8. Créer une routine au service de sa productivité
Construire une routine à son service permet d’être plus productif au travail.
La routine, c’est la répétition. Il est facile pour le cerveau de répéter les choses : c’est une zone de confort, de pleine sécurité.
Et quand cette routine est pensée en fonction de ce qui fonctionne le mieux pour soi, c’est magique : on agit très efficacement.
Dans ma routine, par exemple, tous les lundis matin se ressemblent depuis que j’ai une équipe. Et tous les matins où je travaille, je bois un café et je fais mon flot de pensées.
Ces routines m’ancrent dans mon travail. Elles sont importantes pour l’entreprise et pour ma santé mentale.
Le mardi soir est pour moi : du sport, une sortie au cinéma, un restaurant entre copines, une soirée avec mon chéri… Ce sont des moments que j’attends avec impatience, comme une récompense. Ils me permettent aussi de me changer les idées et de recharger mes batteries.
C’est essentiel pour être productive !
9. Réduire son temps de travail
Travailler 4 jours par semaine a été pour moi un véritable game changer pour ma productivité. Mais c’est à double tranchant.
Mes journées de travail sont rythmées quasi exclusivement par les priorités et les deadlines. Je n’ai pas le temps de tergiverser, de repousser et d’hésiter.
En échange, j’ai un jour par semaine où je ne travaille pas.
Cela fonctionne car mon poste le permet.
Ce n’est ni pour tous les postes, ni pour toutes les personnalités. Je produis beaucoup en une semaine, mais uniquement sur quatre jours pour environ 30 heures de travail effectif.
Ici, les questions à se poser sont les suivantes :
Quel confort puis-je m’offrir pour booster ma productivité ?
Puis-je terminer plus tôt de temps en temps ?
Puis-je m’offrir un cours de sport entre midi et 14 h ?
Qu’est-ce qui me permettra de m’offrir le temps et l’espace qui me fera du bien ?
Voici donc les 9 secrets que je peux vous offrir pour améliorer votre productivité au travail :
- Planifier en fonction de son rythme
- Appliquer la méthode Pomodoro
- Organiser des blocs de rendez-vous
- Limiter le temps accordé à chaque tâche
- Prioriser ses projets
- Varier ses activités dans une journée
- Simplifier tout ce qui peut l’être
- Créer une routine à son service
- Réduire son temps de travail
Maintenant, si vous souhaitez que cet article ait un impact positif sur votre productivité, choisissez l’un de ces outils et testez-le concrètement. Et dites-moi sur Instagram ce qu’il a changé pour vous !
Il peut être inconfortable d’appliquer certains de ces conseils. Si vous ressentez de l’inconfort, c’est que vous êtes en pleine croissance : plutôt que d’y résister, foncez et acceptez que ce n’est pas évident au début.
Très vite, vous serez reconnaissante envers vous-même d’avoir relevé le défi.
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