Mes 5 meilleurs outils de productivité
Vous cherchez des outils de productivité pour améliorer votre capacité de travail et celle de votre équipe ?
On veut toutes et tous être plus efficace ! Mais pas au prix de notre bien-être et de notre équilibre.
Outil de planification, outil de gestion de projet…
Il existe des centaines d’applications et de méthodes pour optimiser sa productivité.
Dans cet article, je vous donne mes 5 meilleurs outils pour être plus productive au quotidien en tant que leader et cheffe d’entreprise.
Et je vous recommande vraiment d’aller jusqu’au bout : à partir du troisième outil, vous verrez que mes astuces sont sûrement très différentes de ce à quoi vous vous attendiez !
Pour écouter le podcast, c’est ici :
Transcription de l’épisode :
Améliorer sa productivité sans s’épuiser
Aujourd’hui nous allons parler de la fameuse productivité : celle dont tout le monde parle, celle qui permet d’en faire toujours plus, et des outils pour l’optimiser.
La productivité : Oui, mais…
En économie, la productivité désigne le rapport entre la production et les ressources mises en œuvre pour la créer – peu importe qu’il s’agisse de biens ou de services.
À un niveau plus personnel, c’est en gros notre capacité à faire beaucoup en peu de temps.
Quand on est entrepreneure ou leader d’une équipe, la notion de productivité est essentielle, car on cherche toutes à optimiser notre capacité de travail pour obtenir les meilleurs résultats.
Mais il faut savoir le faire d’une manière mesurée et intelligente, car on ne veut pas non plus d’une productivité à outrance qui nous mènerait au burn-out !
Pourquoi je vous en parle
Il paraît que je suis une « machine ».
C’est ce que m’a dit récemment mon équipe pour qualifier ma capacité de travail et mon efficacité. Et il est vrai que je suis plutôt productive !
Alors, ma collaboratrice Alice m’a suggéré de vous donner mes 5 meilleurs outils de productivité.
Mais ne vous attendez pas à des techniques incroyables ou des applis inédites que vous n’auriez pas encore découvertes : ce n’est pas là que réside ma productivité… Pas du tout même !
Il me semble que c’est ce qui est intéressant, car ça signifie qu’on n’a pas besoin d’être geek pour être productif.
En revanche, il y a certains ingrédients indispensables pour toutes et c’est ce que je vais développer ici.
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1. Un outil de planification avec la méthode Time Blocking
Commençons par ce qui me semble le plus évident pour augmenter sa productivité : un outil de planification utilisé avec la bonne méthode.
Pourquoi planifier sa semaine ?
Bien planifier son temps est INDISPENSABLE pour être productive.
J’en suis convaincue !
Et je le constate :
Les personnes qui planifient accomplissent plus que les autres, créent davantage de résultats et ont plus de temps dans leur vie parce qu’elles ne perdent pas de temps à faire de petites choses ou à se demander ce qu’il faut faire.
La méthode Time Blocking
- Planifier sa semaine entière dès le lundi
- Prioriser le plus important et le mettre dans son agenda
- Transférer sa to do list dans son agenda
Chaque petite chose à faire est prévue à un horaire et un jour précis ; des temps sont bloqués pour chaque tâche de la semaine
Dès le lundi, je sais déjà ce que je vais faire dans les grandes lignes et quels résultats vont être créés.
Il y a plusieurs options pour appliquer cette méthode :
Soit vous planifiez absolument tout ;
Soit vous planifiez ce qui est prioritaire – ce qui ne peut pas être décalé à plus tard – et vous vous laissez plus de flexibilité pour le reste, en choisissant en fonction de votre état d’esprit du moment ce que vous allez faire.
J’ai longtemps opéré avec la première version de cette méthode.
Aujourd’hui, je travaille avec la seconde. Il y a ce qui est incontournable et que je fais sans le décaler, sans intervertir.
Et puis il y a les tâches qui sont moins importantes et urgentes pour lesquelles je laisse le moment décider de ce que je fais.
Ça me permet d’apporter de la légèreté dans mon agenda.
Mais il faut savoir que je procrastine peu, donc je me fais confiance pour faire ce que j’ai à faire. Je n’ai pas besoin d’être poussée.
À vous d’identifier ce qui peut vous aider en fonction de votre façon de travailler.
Un outil de planification simple et efficace
Pour la partie planification hebdomadaire, j’utilise et recommande l’agenda Gmail que je synchronise avec mon agenda personnel, avec les agendas de mes équipes et celui de mon mari.
L’agenda de Google présente de nombreux avantages :
- Il est très facile à utiliser.
- Il est gratuit.
- Il est très pratique.
- Il propose plusieurs fonctionnalités, comme par exemple un système de planification de rendez-vous.
Ça me permet de tout avoir au même endroit et de tout appréhender d’un seul coup d’œil.
2. Un outil de gestion de projet : Trello
Par exemple, c’est l’outil phare pour chacun de nos lancements.
Il permet de suivre un projet au jour le jour et sur toute sa durée en créant tout ce dont on a besoin pour avancer :
- Des cartes
- Des check-lists,
- Un état d’avancement,
- Une fonctionnalité d’attribution des tâches à différentes personnes
- Une timeline
- Etc.
Trello est un outil que je trouve très pratique : c’est un bon outil de communication et de visualisation de l’avancement du projet. En plus, il est gratuit !
En équipe, nous l’utilisons chaque semaine quand on a un projet en cours.
Il permet d’être plus productif en équipe et à l’échelle d’un projet.
3. Un outil de productivité personnelle : Mon état d’esprit !
Mon troisième outil de productivité est mon état d’esprit.
Oui, vous avez bien lu !
À partir de maintenant, oubliez ce que vous pensiez découvrir en cherchant des applis pour être plus efficace au travail : nous allons travailler sur nous !
Car pour prendre des actions productives telles que :
- planifier ;
- respecter son planning ;
- être concentrée ;
- créer des résultats ;
- ne pas procrastiner ;
- ne pas se sentir illégitime à faire quelque chose qu’on n’a jamais fait ;
- ne pas se répéter qu’on ne sait pas comment faire,
… l’état d’esprit est essentiel.
Avoir un état d’esprit productif, c’est décider qu’on va être productive :
Décider du temps qu’on s’accorde pour faire quelque chose.
Décider d’accepter que ce qu’on fait n’a pas besoin d’être parfait.
Décider qu’on en est capable.
L’importance du coaching pour moi
Pour être dans le bon état d’esprit, je dois dire que le fait de me faire coacher est extrêmement efficace.
Et nos clientes au sein du programme Leaders Ambitieuses témoignent toutes du fait qu’elles gagnent en productivité grâce au coaching
L’un des plus grands freins à votre productivité ce sont vos pensées, vos ruminations, vos peurs, votre manque de confiance.
Quand on se fait coacher et qu’on cultive un état d’esprit productif, on se sent plus motivée, plus efficace.
Et dans cet état émotionnel, les actions qu’on prend sont productives :
On parvient mieux à prioriser : on décide ce qui est important et de ce qu’on doit laisser de côté pour avancer.
On circonscrit des temps de concentration intense et de travail sur des projets de fond au lieu de toujours les remettre au lendemain ou de les planifier le vendredi à 16h.
Mes techniques personnelles
- Mes pensées productives
Je cultive des pensées qui me servent :
- « Dans deux heures, ce sera fini et on n’en parle plus. »
- « Tu peux le faire. »
- « Ça peut être simple. »
- « Let’s go ! »
- La récompense
Une technique qui marche bien pour moi : je décide d’une récompense quand j’aurai fini.
Un déjeuner sympa, un bain, un café, une balade, une séance de yoga…
Et je me l’offre effectivement pour habituer mon cerveau !
- L’environnement
Autre technique : soigner son environnement pour s’y sentir bien.
Pendant mes moments de productivité intense, j’allume une bougie, je mets de la musique qui m’aide à me concentrer, je porte un pull doudou ou je me prépare une tisane.
J’enlève aussi toutes les notifications – emails, Slack, réseaux sociaux, etc. – pendant que je suis en train de travailler sur un sujet qui demande de la concentration.
Je crée du confort, je crée des conditions agréables pour travailler.
J’en parle aussi à mon équipe, car annoncer que je vais faire telle chose à tel moment est une façon de m’engager et cela m’aide.
4. Une méthode pour être plus efficace : écouter son intuition
On a tendance à penser que la productivité réside uniquement dans le mental et la volonté.
Mais l’expérience m’a montré que ce n’était pas toujours le cas.
Le mental a tendance à compliquer les choses et à se mettre en travers de notre route pour nous faire perdre du temps.
C’est surtout le cas quand on a des tendances perfectionnistes : on travaille à outrance, on se met la pression. Et on risque l’épuisement !
C’est aussi le cas quand on cherche des prétextes de procrastination.
Alors un de mes outils de productivité pour dépasser ces barrières du mental est l’intuition.
L’intuition pour aller à l’essentiel
C’est en écoutant son intuition qu’on peut aller à l’essentiel.
On voit tout de suite ce qui est important, prioritaire, et ce qui ne l’est pas.
D’un côté, il y a tout ce qui nous vient vite et très facilement quand on est dans un état de très grande productivité : c’est ça qui compte vraiment.
Et de l’autre, il y a ce qui semble compliqué, alambiqué : c’est ce qui, en général, n’est pas nécessaire.
On passe beaucoup trop de temps à s’imposer des choses qui ne créent que peu de valeur parce que notre mental nous dit que c’est indispensable.
Mais notre intuition nous montre que ce n’est pas nécessaire.
Pour cela, il faut savoir se tenir à l’écoute des signaux de son corps : une sensation d’ouverture et d’élan, par opposition à une sensation de contraction. À ne pas confondre avec la peur ou la procrastination !
Je vous en parle en détail ici : dans cet article sur comment différencier la peur de l’intuition.
L’intuition pour rester attentive à ses besoins
Écouter son intuition permet aussi de repérer les moments où il faut faire une pause.
Ce n’est pas possible d’être productive 50 heures par semaine. Ce n’est pas humain.
L’intuition est aussi là pour dire quand ça suffit, qu’il est temps de faire autre chose, de s’arrêter, de recharger ses batteries.
Parfois, quand je me prends la tête, quand j’ai du mal à faire ce que j’avais prévu, que ça ne vient pas, que ça ne marche pas : je fais une pause.
Je vais me balader, je prends l’air, je vois quelqu’un, j’en parle.
Et quand je reprends le travail, une fois mes batteries rechargées, tout va beaucoup plus vite et je suis plus productive.
5. Mon meilleur outil d’efficacité : Le temps pour moi
Et enfin oui, je crois que mon meilleur outil de productivité est le temps que je m’accorde pour recharger mes batteries :
- Le yoga
- La méditation
- Le sport
- Les déjeuners d’équipe qui traînent un peu
- Le temps pour voir mes amies
- Une micro-sieste
- Etc.
On ne le dit pas assez quand on parle d’optimiser sa productivité, mais un être humain n’est pas une machine.
De toute façon, même les machines fatiguent à force d’usage. Elles doivent régulièrement passer par une révision et parfois une réparation.
Le temps qu’on s’accorde nous permet d’être plus productives.
Depuis que je travaille 4 jours par semaine, je n’ai pas l’impression de créer moins de résultats.
Évidemment j’ai une équipe qui travaille avec moi et qui produit beaucoup de valeur, mais je constate que je suis plus efficace aujourd’hui qu’avant de m’accorder mes vendredis :
J’écris mes podcasts beaucoup plus vite.
Je rédige mes mails plus rapidement.
Je prends des décisions plus facilement.
Je crée des workshops plus vite.
Bref : Je suis plus productive parce que j’ai des temps de repos pour mon cerveau.
Et vous quels sont vos meilleurs outils de productivité ? Que vous inspirent les miens ?
Avez-vous envie d’en tester un que vous ne pratiquez pas encore ?
Dans notre programme Leaders Ambitieuses, on apprend à s’écouter pour trouver son rythme et à être aussi efficace qu’épanouie.
En attendant de vous y retrouver, je vous conseille notre ebook gratuit pour prévenir l’épuisement tout en conservant sa pleine capacité de travail !
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Cités dans cet épisode
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