Comment organiser un bilan de l’année avec son équipe ?
Vous ne savez pas vraiment comment vous y prendre pour faire le bilan de l’année avec votre équipe ?
Le bilan annuel est pourtant un rendez-vous incontournable pour tous les leaders ! C’est l’une des bases pour animer une équipe et avancer harmonieusement en groupe.
Faire le bilan, c’est indispensable pour tirer des conclusions de l’année passée, apprendre de ses erreurs, célébrer ses réussites et fixer de nouveaux objectifs.
Aujourd’hui, je vous donne ma recette pour organiser un bilan annuel constructif, motivant et satisfaisant pour toute votre équipe !
Pour écouter le podcast, c’est ici :
Transcription de l’épisode :
Pourquoi il est important de faire un bilan avec son équipe
Le bilan de l’année est un exercice incontournable pour les leaders.
Et ce travail est aussi important pour manager son équipe que pour cultiver sa propre vision.
L’importance du bilan pour l’équipe
Animer une équipe, l’engager, la motiver est une mission du quotidien.
Il y a des rendez-vous particulièrement importants pour faire de cette mission un succès, et la période du changement d’année en est un.
Chacun des membres de votre équipe a besoin de savoir :
Pourquoi il est là, au sein de l’équipe
À quoi il est utile
À quoi il œuvre de plus grand que lui
Quel sens cela a
Quelle est sa direction
Quels objectifs le portent
Évidemment vous n’êtes pas seule responsable de la motivation de vos collaborateurs et de leur engagement. Leurs pensées et leurs émotions leurs appartiennent, et elles ont aussi un grand impact sur leur comportement.
Vous ne contrôlez pas tout cela.
En revanche, vous contrôlez l’environnement dans lequel vos collaborateurs travaillent, ainsi que les messages qui leur sont délivrés.
Aujourd’hui, encore plus qu’hier, les membres de nos équipes ont besoin d’y croire, de se sentir à leur place et de faire partie d’un tout.
Je vous invite d’ailleurs à réécouter les épisodes dans lesquels j’ai interviewé les expertes Sandra Fillaudeau et Delphine Zanelli, qui vous orienteront sur ce que vos collaborateurs veulent et les clefs du leadership dans l’entreprise de demain.
L’importance pour soi en tant que leader
La prise de recul est essentielle dans le développement d’une vision à long terme.
Faire le bilan de son année, c’est l’occasion incontournable de prendre du recul sur son poste, ses objectifs et son entreprise.
Un an, c’est 12 mois, 365 jours, 8 760 heures.
Des choses, vous en avez faites ! Il est temps de faire le bilan.
On passe notre vie à courir. Notre cerveau se concentre toujours sur le prochain objectif à atteindre sans jamais s’arrêter.
Et c’est ce qui entraîne le sentiment d’avoir du mal à s’apaiser, à gagner en sérénité, à se satisfaire, à se développer, à progresser.
Pour se sentir bien et pour prendre du plaisir dans son job au quotidien, il faut aussi voir ce qu’il nous apporte.
Il faut avoir la capacité de se retourner pour dresser le bilan, célébrer les réussites et tirer des enseignements de ce qui a moins bien marché. Ça nous apprend aussi à freiner, à prendre le temps. Et ça, c’est essentiel pour notre équilibre dans un monde qui va si vite !
En résumé, faire le bilan de son année, c’est bon à plein de niveaux :
- Pour développer une vision stratégique
- Pour gagner en sérénité dans sa vie professionnelle
- Pour réellement apprécier son job
- Pour célébrer les réussites personnelles et communes
- Pour améliorer ses process
- Pour apprendre à ralentir
- Etc.
C’est tout cela qu’il faut avoir à l’esprit quand on organise un bilan de l’année avec son équipe.
Et ce n’est pas parce qu’on a une petite entreprise que tout cela n’est pas nécessaire !
Quels grands principes pour faire un bilan de l’année ?
Mon objectif dans cet article est de vous partager de manière très pragmatique la méthode pour dresser un bilan de votre année et fixer des objectifs en équipe.
Au sein du programme Leaders Ambitieuses, je propose sur le sujet une masterclass privée et détaillée avec une feuille de route. Ici, je voudrais vous en offrir les grandes lignes pour vous aider à préparer votre réunion bilan.
En préambule, voici quelques points importants :
- Ne pas viser la perfection
Votre réunion bilan d’année n’a pas besoin d’être longue et parfaite.
Je vois trop de leader reculer par sentiment d’illégitimité, par peur de ne pas savoir faire ou peur des réactions de l’équipe.
Demandez-vous plutôt : Quelle leader voulez-vous être ?
Demandez-vous aussi quels leaders vous ont inspiré dans votre carrière.
Votre équipe a besoin que vous vous lanciez et que vous communiquiez. Vous verrez qu’avec la pratique, vous ferez de mieux en mieux à chaque fois.
- Faire les choses à votre manière
Il y a différentes façons de faire, à vous de trouver la vôtre.
Les pistes que je vous donne sont celles que j’emploie et je les fais évoluer au fur et à mesure. Ce n’est pas une recette miracle, c’est une façon parmi tant d’autres d’aborder ces questions.
Osez faire quelque chose qui vous ressemble !
- Se faire assister
Vous n’avez pas besoin de tout préparer, vous pouvez solliciter les membres de votre équipe pour vous aider et mener différents sujets. Appuyez-vous sur votre équipe et intégrez-les au processus.
Comment organiser une réunion bilan ?
Pour organiser votre réunion bilan de l’année, préparez les choses suffisamment en amont : posez les bonnes questions à vos équipes et laissez-leur le temps de s’interroger.
Demandez à chacun de réfléchir à ce bilan avant de le dresser ensemble lors de votre rendez-vous.
Dans l’idéal, prévoyez un meeting dans un environnement autre que le bureau pour extraire vos équipes de leur quotidien et créer un moment de connexion.
Les questions pour votre équipe
Je vous partage ici les questions que j’ai envoyées à mon équipe pour notre dernier bilan annuel. Libre à vous de vous en servir et de vous en inspirer si besoin.
- Le bilan
- Sur vos périmètres d’action, quelles sont vos analyses chiffrées ? Merci de préparer une présentation.
- Quelles sont les actions qui ont créé le plus de valeur cette année ?
- Qu’est-ce qu’on a réussi ?
- Qu’est-ce qui n’a pas marché ?
- Que devrait-on faire différemment l’année prochaine ?
- Que devrait-on arrêter de faire car ça ne crée pas (assez) de valeur ? Merci d’accorder de l’importance à cette question : elle a autant de poids que ce qu’on devrait faire.
- Que voulons-nous célébrer ?
- Les objectifs
- Quels projets aimeriez-vous porter au sein de Coachappy ces 2 prochaines années ?
- Qu’aimeriez-vous voir émerger ?
- Qu’est-ce qui vous ferait kiffer ?
- Que pensez-vous que nous devrions construire ensemble ? Pour qui ? Pour quoi ?
- Que doit-on changer et améliorer chez Coachappy ?
Question bonus :
Quel devrait être l’objectif chiffré ambitieux et atteignable pour 2023 selon vous ? Pourquoi ? Motivez votre réponse.
Les questions pour vous
Vous devez ensuite consacrer vous-même le temps qu’il faut à la préparation de votre bilan.
Et n’hésitez pas à y passer le temps qu’il faudra : Ce n’est jamais du temps perdu.
Ménagez-vous un moment au calme, où vous ne serez pas interrompue. Vous aurez besoin de vous entendre penser !
Laissez aller votre cerveau, remémorez-vous ce qu’il s’est passé cette année et les enseignements que vous en avez tiré.
Posez-vous les mêmes questions qu’à votre équipe. Demandez-vous aussi :
- Quels sont les kifs que j’ai eu ?
- Quels sont les moments difficiles que j’ai vécu ?
- Qu’est-ce que j’ai appris ?
- Quelle sagesse ai-je acquis ?
- Quels résultats j’ai créé ?
- Quelles relations ai-je développé ?
Le bilan, c’est aussi le moment de l’évaluation.
Prenez particulièrement le temps de développer les réponses qui touchent aux points suivants :
Qu’est-ce que j’ai fait cette année et qui a bien marché ?
Qu’est-ce que j’ai fait ou pas et qui n’a pas fonctionné ?
Qu’est-ce que je ferai différemment l’année prochaine ?
Dans une démarche globale de développement personnel, vous pouvez également vous poser ces mêmes questions sur le plan privé. Un bilan personnel est également très bénéfique et satisfaisant.
Ma recette pour animer un bilan annuel d’équipe
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour ce qui concerne la théorie.
Pour la pratique, je vous détaille ici ma recette du bilan annuel : libre à vous de vous en inspirer !
En ce qui me concerne, j’organise une journée complète consacrée au bilan et aux objectifs en début ou en fin d’année, en fonction de mon planning.
C’est aussi une journée d’inspiration et de célébration, pour un moment de connexion entre nous.
Pour cela, je crée un environnement propice :
Un lieu en dehors du bureau, agréable.
Un bon déjeuner.
Des discussions tantôt dans des canapés, tantôt sur des chaises.
Ça doit être une journée qui donne envie !
C’est à prévoir en amont pour que chacune puisse faire sa part de l’organisation et l’intègre à son planning. Donc j’envoie une invitation avec mes questions et des instructions assez précises pour chacune.
Nous passerons entre deux et trois heures à faire le bilan de l’année qui s’achève. Ensuite, nous déjeunons, puis nous consacrons trois heures à l’année à venir.
Faire le bilan
Je fais un bilan à la fois qualitatif et quantitatif. Je mesure beaucoup de choses :
- le CA ;
- le résultat ;
- là d’où viennent mes clientes ;
- les tests que j’ai fait, ce qui a marché et n’a pas marché ;
- ma pratique du coaching, ce qui a marché et n’a pas marché
C’est l’occasion de dresser un bilan de toutes nos initiatives de l’année, de montrer les résultats chiffrés à l’équipe, de célébrer ce qui a fonctionné et d’apprendre de ce qui n’a pas marché.
C’est important de ne pas parler de l’année à venir sans avoir célébré celle qui se termine.
Reconnaître le travail de vos équipes, leurs succès et les inviter à s’y arrêter un instant est essentiel.
Ça permet de ne pas courir toujours vers la suite mais de s’ancrer dans le moment présent. Et pour ce qui n’a pas marché, ça permet d’apprendre de nos erreurs, et de voir cela comme faisant partie du chemin pour construire la suite.
Fixer les objectifs
L’après-midi, nous ouvrons la discussion pour l’année à venir.
En général, j’ai déjà une idée de la direction que je veux donner mais c’est aussi un moment où je peux changer d’avis et modifier les choses selon l’impulsion de l’équipe.
Et il est très agréable de constater que, souvent, elles sont encore plus motivées que moi !
Au fil du temps, j’ai ménagé plus de souplesse pour la partie « objectifs ».
Je vous en parlerai dans un prochain épisode, car c’est un sujet à part entière, mais à ce stade je préfère des brainstormings assez libres et non pas focalisés sur les chiffres.
L’idée est de se concentrer sur notre puissance créatrice et de service.
Ce que ça nous apporte
Personnellement, je fais ne fais pas seulement un bilan annuel : je le fais aussi une fois par trimestre. Il se passe déjà énormément de choses en 3 mois !
Et cela nous apporte beaucoup, à mon équipe comme à moi :
C’est un moment que j’adore car il s’agit d’introspection, d’évaluation.
C’est l’occasion de célébrer. Restaurant gastronomique à chaque fois !
C’est prendre conscience de tous les accomplissements.
C’est prendre du recul pour voir que ce qui paraissait une montagne il y a quelques mois est maintenant passé et semble désormais facile.
C’est agréable et motivant !
Et pour ce qui ne marche pas, ça donne l’énergie de rebondir. Mettre les choses sur la table et les évaluer de façon pragmatique chasse les enjeux dramatiques.
On quitte le monde de nos pensées et leurs scenarios catastrophes : on est vraiment dans le factuel.
Je vous invite dès aujourd’hui à prendre date avec votre équipe pour le bilan 2022 et les objectifs 2023.
Rappelez-vous que la communication est la clef d’une équipe qui fonctionne !
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