De quel niveau de flexibilité au travail avez-vous besoin ?
Quel degré de flexibilité vous accordez-vous au travail ?
Quel type d’organisation personnelle adoptez-vous dans le cadre professionnel ?
On se demande souvent comment mieux s’organiser pour être plus productive… Et on oublie tout aussi souvent de se questionner sur le juste niveau de flexibilité à s’accorder pour avancer efficacement, tout en prenant soin de soi et de son bien-être.
Car bien s’organiser, c’est en réalité parvenir à trouver le bon équilibre entre organisation et flexibilité.
Aujourd’hui, on réfléchit à l’élaboration d’une organisation personnelle flexible, à la fois satisfaisante et épanouissante.
Et c’est tout notre leadership qui s’en trouvera fortifié !
Pour écouter le podcast, c’est ici :
Entre rigidité et flexibilité au travail
Dans cet article, je vais aborder un sujet qui me semble important pour bien gérer son temps et son équilibre.
L’objectif : ne tomber ni dans les pièges d’une organisation inflexible, ni dans ceux de la procrastination.
Avec une organisation rigoureuse, notre emploi du temps est millimétré. Tout est soigneusement décidé en amont et planifié à la minute près dans notre agenda. La semaine ressemble à un ballet bien chorégraphié.
Mais, en général, ce qu’on fait à l’extrême n’est jamais vraiment bon pour nous !
Une organisation militaire nous empêche de respirer et de créer de l’espace. Elle peut entraîner une sensation d’étouffement, une perte de vision et des difficultés à réagir aux imprévus.
En somme trop d’organisation tue l’organisation… Mais trop de flexibilité tue aussi l’organisation !
Dans un agenda trop flexible, on ouvre la porte à la procrastination et à la possibilité de toujours repousser les choses importantes. On risque de ne plus avancer concrètement et de perdre en motivation.
Tout l’art consiste à trouver le bon équilibre, le bon niveau de flexibilité dans son organisation afin de se sentir à la fois efficace et libre.
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Qu’est-ce qui empêche de bien gérer son temps ?
J’ai remarqué la grande récurrence de certaines situations chez les femmes leaders que je coache au sein du programme Leaders ambitieuses.
Je vous invite à vous demander si vous vous reconnaissez dans un ou plusieurs de ces comportements.
1. L’impression de manquer de temps qui entraîne de la procrastination
Une erreur de pensée vous taraude : vous vous dites que vous n’allez pas avoir suffisamment de temps pour accomplir telle ou telle tâche.
Et cela s’applique dans le cas de beaucoup de choses que vous avez à faire !
Comme vous estimez que vous n’avez pas assez de temps, vous ne vous y mettez pas. Vous repoussez constamment et, à chaque fois, vous vous retrouvez au pied du mur à devoir faire les choses dans l’urgence et sous pression.
Lorsque vous parvenez à vous y mettre plus tôt, vous avez du mal à vous concentrer, vous papillonnez et vous voyez l’heure tourner. Vous vous répétez que, de toute façon, vous n’allez pas avoir le temps, alors vous vous découragez et vous remettez cela à plus tard.
Et le cercle se perpétue.
En ce qui me concerne, je me reconnais dans cette problématique. Surtout sur des sujets que je n’aime pas particulièrement, comme l’administratif ou toute autre thématique que je redoute.
Sur ce sujet précis, le coaching permet d’obtenir d’incroyables résultats. Il permet de dépasser une embûche couramment répandue pour se mettre en action. Et on découvre finalement que les tâches redoutées sont loin d’être aussi longues et rébarbatives qu’on se l’imaginait initialement.
2. Le perfectionnisme aigu qui entraîne de la procrastination
Vous voulez faire les choses parfaitement. Vous ne voulez surtout pas vous tromper… Et vous avez cette nouvelle tâche à faire !
Vous ne savez pas par quel bout la prendre, vous ne savez pas comment faire.
Alors, vous repoussez cette tâche à plus tard. Vous vous dites :
Je ne vais pas y arriver.
Je ne sais pas comment faire.
Ça ne sera pas assez parfait.
Au lieu de chercher des réponses et une solution, d’y consacrer le temps qu’il faut, de demander de l’aide ou plus de direction à votre manager : vous repoussez, vous faites l’autruche et vous procrastinez jusqu’à ce qu’on vous rappelle à l’ordre.
Vous vous laissez la flexibilité de ne pas faire cette chose parce que vous la redoutez. Mais elle se retourne contre vous puisque, au bout du compte, les résultats ne sont pas là…
3. La tête dans le guidon et l’organisation inflexible
C’est l’organisationite aigue !
Vous planifiez chaque minute de chaque journée en avance.
Vous êtes une professionnelle du planning et ça vous réussit bien, car vous arrivez à abattre beaucoup de travail.
Mais cette façon de planifier vous rend inflexible :
- Quand un nouveau sujet se présente ;
- Quand une réunion doit s’ajouter pour répondre à une problématique imprévue ;
- Quand un collègue vous demande de l’aide
… Vous regardez votre planning et vous dites OK, mais pour dans 3 semaines !
Vos réponses : « Je n’ai pas le temps » ou « Je ne peux pas ». Et vous vous faites une montagne de la moindre nouvelle chose qui arrive dans votre environnement professionnel.
Votre sujet : l’inflexibilité !
Quand les choses changent, quand votre planning change, vous vous sentez mal, en perte de contrôle voir en échec.
Vous avez du mal à prendre du recul sur les priorités et à accueillir l’impermanence.
Personnellement, j’ai longtemps été dans cette catégorie : à être à fond sur mon ordinateur, à raccourcir mes pauses, à essayer de tout optimiser… Jusqu’à en oublier de respirer et de me connecter à mes collègues !
Heureusement, j’ai eu la chance d’avoir un manager que je n’appréciais pas, mais qui a eu l’intelligence de me faire remarquer cette attitude assez tôt dans ma carrière. Cela m’a permis de rééquilibrer.
Les bénéfices personnels de la flexibilité en entreprise
Organisation et flexibilité personnelles sont, à mon sens, deux choses essentielles pour réussir en entreprise et en tant que leader.
L’organisation et la planification sont indispensables si on veut réussir à concilier différents projets et différents pans de notre vie sans que cela ne devienne un enfer. Bien s’organiser permet de gagner du temps, d’être plus sereine, de décharger une part de charge mentale. (À ce sujet, je vous parle ici de mes outils de productivité favoris.)
Et en même temps, une organisation trop rigoureuse tue la flexibilité et la spontanéité.
La vie, c’est aussi vivre au présent. C’est accueillir le changement et l’impermanence. Accepter qu’on ne contrôle pas tout.
Il est dommage de passer à côté d’une rencontre parce qu’on a peur de perdre le contrôle et du mal à remodeler son planning !
La flexibilité a aussi le pouvoir de nous montrer que, parfois, les choses peuvent prendre moins de temps que ce qu’on pensait. On prend conscience que, finalement, changer son planning n’avait que peu d’impact sur les résultats, voire pas d’impact du tout.
La flexibilité amène du souffle, de la vie dans notre quotidien.
Ce qui est important, c’est de trouver la juste mesure, celle qui nous convient !
4 clés de l’équilibre pour mieux s’organiser au travail
Voici maintenant les 4 clés qui vous permettront de déterminer le degré de flexibilité dont vous avez besoin.
1. Bien se connaître
C’est souvent la source de beaucoup de progrès ! En l’occurrence, quel est votre point noir ?
Êtes-vous trop perfectionniste ?
Avez-vous tendance à procrastiner ?
Sentez-vous que vous manquez trop souvent de temps ?
Avez-vous peur de ne pas tout contrôler ?
Connaître votre premier point faible, c’est avoir du pouvoir pour adoucir ses traits et trouver un équilibre au plus proche de vos besoins.
Dans quel profil vous êtes-vous reconnue ? Qu’est-ce qui vous empêche de bien gérer votre temps ?
De quelle façon pourriez-vous aborder les choses autrement ?
Sur ces sujets, le coaching a toute sa place. Avec ce travail, il est possible de reprogrammer son cerveau pour changer les habitudes qui nous desservent.
Il permet d’identifier les erreurs de pensées ou les pensées limitantes qui sont à l’origine des émotions parasites, qui elles-mêmes déterminent nos actions (ou non-actions).
2. Tester différentes méthodes
Personnellement, j’ai tout essayé : planifier toutes les minutes de ma semaine, ne rien planifier, planifier l’essentiel… Et c’est ce qui m’a permis de trouver ce qui fonctionne pour moi.
Ça participe aussi du processus de connaissance de soi ! Et c’est la rationalité même :
- On teste.
- On observe les résultats.
- On conclut à des ajustements.
- On modifie son processus.
- On teste de nouveau.
C’est comme ça qu’on définit ce qui nous convient. Pas seulement en termes de résultats purs, mais aussi en restant à l’écoute de nos émotions et de nos sensations pour éviter l’étouffement lié à une organisation trop rigide.
En ce qui me concerne, je planifie beaucoup et je laisse des trous dans mon emploi du temps. J’attribue des couleurs aux différentes tâches :
Ce qui est rouge est prioritaire et ne peut être déplacé.
Ce qui est orange doit être fait dans la semaine mais peut changer de jour ou d’heure.
Ce qui est bleu est flexible.
Ça me permet de réviser facilement mon planning quand c’est nécessaire. Ça permet aussi à mon assistante de savoir ce qui est important, ce qui l’est moins et là où elle peut planifier.
3. Utiliser organisation et flexibilité à son service
Organisation efficace et flexibilité au quotidien : les deux sont importantes.
L’organisation vous permet de :
- Gagner du temps en l’optimisant
- Créer des résultats plus facilement
- Alléger votre charge mentale
- Avancer concrètement sur plusieurs projets
La flexibilité vous permet de vous mouvoir avec plus d’aisance :
- Gagner en bien-être et en sérénité
- Mieux concilier vie personnelle et vie professionnelle
- Gagner en spontanéité
- Mieux saisir les opportunités
- Plus de lâcher prise au quotidien
- Créer de l’espace pour plus de recul, de vision et de créativité
Une organisation personnelle flexible est essentielle pour nourrir votre leadership !
4. Accepter que l’équilibre soit toujours mouvant
Il faut enfin savoir qu’il n’y a pas d’équilibre parfait : il sera toujours mouvant selon vos besoins du moment. Il varie aussi en fonction des intentions avec lesquelles vous avancez dans votre carrière et dans votre vie.
De quoi avez-vous besoin en ce moment ?
Quel est votre but ?
Que voulez-vous maintenant ?
Avez-vous laissé traîner des choses que vous vouliez finaliser ? Renforcez votre organisation.
Avez-vous besoin d’espace de respiration et de créativité ? Instillez plus de flexibilité dans votre agenda.
Vous êtes la leader de votre agenda. C’est vrai même quand vous êtes dans une entreprise où vous ne décidez pas de tout votre emploi du temps.
Demandez-vous aussi quelles sont les pensées qui pourraient vous aider à construire un équilibre à votre service. Car il est possible de choisir des pensées utiles, qui correspondent à nos valeurs et qui nous poussent dans une direction consciemment choisie.
C’est ce que nous faisons au quotidien avec nos clientes !
Les bonnes questions à se poser
D’une manière générale, en matière d’organisation, il me semble que les grandes lignes sont importantes.
Côté organisation :
Que voulez-vous rendre possible dans votre vie cette année ?
Qu’est-ce que ça vous demande d’organiser ?
Dans mon cas, je pense à ma formation de yoga, à l’organisation de mes week-ends, à créer du temps pour les devoirs, à organiser la garde des enfants, etc.
Côté flexibilité :
À quoi voulez-vous laisser de la place dans votre vie ?
Pour cela, de quelle flexibilité avez-vous besoin ?
Cette année, l’un de mes objectifs est d’accorder plus de place au réseau : je compte ménager plus de flexibilité dans mes matinées de travail ainsi que des trous dans mon emploi du temps, sans savoir exactement à l’avance ce qui s’y présentera.
Rappelez-vous qu’organisation et flexibilité sont à votre service !
C’est votre état d’esprit – vos pensées et vos émotions – qui rendra possible l’équilibre qui vous convient.
Si vous vous sentez bloquée d’un côté ou de l’autre, c’est normal – vous avez sûrement des croyances qui vous limitent et le coaching peut vous aider.
N’hésitez pas à nous contacter, c’est notre spécialité !
En attendant, je vous donne rendez-vous à la Masterclass gratuite que je donne bientôt sur les méthodes pour équilibrer sa vie en travaillant moins.
Imaginez un équilibre de vie “rêvé” :
quelle femme serez-vous, quelles émotions ressentirez-vous ?
Complétez notre Challenge équilibre pro-perso pour le découvrir !
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