EP 171 / Ma semaine type d’entrepreneure Partie 1 - Jenny Chammas

Ma semaine type d’entrepreneur :
Les 5 clés de mon organisation professionnelle

Vous êtes nombreuses à me poser des questions sur mon quotidien professionnel en tant que cheffe d’entreprise.

Quelle est mon organisation concrète ? Comment se déroule ma semaine type d’entrepreneur ?

Comme l’entrepreneuriat et l’organisation sont deux sujets que j’affectionne tout particulièrement, j’ai choisi de vous partager mes habitudes d’entrepreneur, en les analysant de manière hebdomadaire.

Dans cet épisode, nous allons parler gestion du temps, organisation des semaines, équilibre entre vie professionnelle et personnelle, mais aussi des points auxquels réfléchir pour bien entreprendre ou pour piloter une entreprise.

Je vous dévoilerai enfin les 5 clés de mon organisation professionnelle pour optimiser mes performances et celles de mon équipe !

Pour écouter le podcast, c’est ici :

Les bases de mon quotidien professionnel

En préambule à ma semaine type d’entrepreneur, j’aimerais poser les bases de mon quotidien professionnel.

Diriger une entreprise, piloter une équipe et s’assurer de vendre un service d’une grande qualité – et plus généralement d’avancer en équipe vers une vision commune –, cela nécessite du recul et, surtout, beaucoup d’organisation et de confiance.

L’organisation : On a beaucoup de sujets à gérer. Et il faut être capable de concilier les tâches quotidiennes incontournables et le besoin d’une vision d’ensemble pour faire avancer son entreprise.

La confiance (sous toutes ses formes) :

  • De la confiance en soi et en sa capacité à rebondir en cas de problème.
  • De la confiance en son équipe pour déléguer.
  • De la confiance en la vie pour croire en nos projets.

Vous souhaitez améliorer vos performances et celles de votre équipe ?

Faites notre quizz et découvrez votre profil type de leader !

Ma semaine type d’entrepreneur

En tant qu’entrepreneure, j’ai établi une semaine type qui me permet d’optimiser mon efficacité.

Lundi : Une journée pour démarrer la semaine d’un bon pied

Mes lundis débutent par une réunion d’équipe de suivi, où l’on traite des sujets prioritaires, des chiffres, de la mise en place des projets, etc.  On définit nos objectifs de la semaine et les priorités de chacune.

Aussitôt après cette réunion commune, je passe aux réunions individuelles, les one-to-one, avec chacune des membres de mon équipe.

Le lundi, c’est également le jour où je me fais coacher !

Diriger une entreprise, exercer au quotidien son leadership, travailler à avoir de l’impact, gérer tous les sujets du quotidien professionnel comme personnel… Tout cela demande une grande gymnastique intellectuelle et une bonne gestion du temps !

Mon coaching du lundi me permet de bien entamer la semaine.

Et comme je suis très créative après m’être faite coacher, j’en profite pour écrire l’Hedbo des Leaders – une newsletter où je partage chaque semaine un apprentissage personnel, universalisé sous forme de conseils de coaching.

Je me consacre également sur Slack au coaching de mes Master Leaders – le programme avancé qui suit notre premier programme, Leaders Ambitieuses, et qui regroupe une majorité d’entrepreneures et de dirigeantes d’entreprises.

Le reste du temps est dédié aux sujets les plus urgents : bien souvent de la création de contenu, ou parfois des tâches liées au recrutement.

Enfin, le lundi est aussi notre jour de sport en équipe !

Notre coach Ina vient nous entraîner à 17h30. On démarre la semaine en forme et on s’assure de ne pas s’user dès le lundi, car après le sport, chacune rentre chez elle.

Mardi : Une journée dédiée à mon cœur de métier

Le mardi est une journée que je consacre intégralement aux coachings.

Je coache mes Leaders Ambitieuses et mes Master Leaders. J’assure également le mentoring de mon équipe de coachs chez Coachappy.

Je réalise enfin des tâches liées au coaching, comme la création de contenu, qu’il s’agisse de cours ou de podcasts.

Le reste de la semaine comme temps plus libre

Mercredi, jeudi et vendredi constituent des temps plus libres que j’occupe par des tâches plus variées :

  • Suivi de projets stratégiques
  • Super thinking (processus créatif à long terme)
  • Création de contenus
  • Échange avec mes équipes
  • Réseautage (je prévois de temps en temps des déjeuners ou petits-déjeuners)
  • Points RH, finances et comptabilité
  • Suivi d’objectifs et performances de mes collaboratrices une fois par trimestre
  • Temps de focus de plusieurs heures pour travailler sur des projets stratégiques sans interruption
  • Etc.

Une semaine type d’entrepreneur comprend toujours des temps consacrés aux tâches liées au planning mensuel, au planning annuel et à la gestion des aléas et des opportunités.

Mes habitudes d’entrepreneur

Des habitudes acquises au fil de ma carrière et du développement de mon entreprise viennent également rythmer ma semaine.

Les horaires

Je travaille de 9h à 18h30 environ – parfois une heure de plus le matin ou le soir, mais très rarement plus.

Mon cerveau créé aussi beaucoup dans les moments de creux où je ne travaille pas : les concepts que je partage nécessitent du temps « de rien » pour émerger. C’est ce qui me permet de créer.

Ce temps libre nécessaire n’est jamais pris en compte dans notre société : il faut savoir se l’aménager !

Le télétravail

J’effectue au moins une journée de télétravail par semaine, le jeudi. J’envisage également de télétravailler le vendredi.

Personnellement, je préfère être au bureau : changer d’environnement me fait du bien.

Des efforts pour travailler moins

L’un des grands principes que j’essaye d’appliquer, c’est de travailler moins pour travailler mieux !

Depuis janvier 2022, je ne travaille plus les vendredis après-midi.

Cette nouvelle habitude, très récente au moment où j’écris cet article, est difficile à mettre en œuvre et m’est encore inconfortable : mon cerveau me présente mille raisons pour lesquelles je DOIS travailler vendredi après-midi…

Mais je m’auto-coache en visualisant mon objectif de 4 jours de travail par semaine !

Les réunions

Les réunions que j’organise avec mes équipes sont courtes et ciblées pour plus d’efficacité. Elles sont limitées à 45 minutes maximum – parfois, une demi-heure ou même un quart d’heure suffisent.

Nos réunions ont un objectif précis et sont condensées dans un temps court afin de ne pas mobiliser tout le monde tout le temps.

Je souhaite ainsi éviter que nous passions notre temps en réunion sans avancer concrètement.

En ce qui concerne les horaires, je privilégie les réunions le matin et la création l’après-midi car c’est ce qui me convient le mieux.

Les pauses déjeuner

Contrairement à d’autres périodes dans ma vie où je déjeunais devant mon ordinateur, je prends toujours une vraie pause déjeuner. Et je déjeune très souvent avec les personnes présentes au bureau !

Ce sont des moments de convivialité et de partage importants lors desquels on déconnecte du travail.

Cela renforce les liens, crée de l’harmonie au sein de l’équipe et maximise le bien-être dans l’entreprise.

Les pauses dans ma journée

Il est rare que l’une de mes journées ne comporte aucun moment de pause.

J’aime par exemple me rentre au café, notamment sur le chemin entre la maison et le bureau. C’est un moment de ma routine matinale qui m’est très cher, notamment pour créer de l’espace dans mon esprit.

Je peux également prendre une pause thé ou tisane, une pause discussion avec mon équipe… Ou même une pause solo, avec un livre ou pour méditer quelques minutes.

Ces moments sont importants lorsque je sens mon énergie baisser.

Il m’arrive aussi de faire une pause balade en pleine journée si je ressens le besoin de prendre l’air ou de réfléchir à un sujet.

Je mène parfois même des réunions en marchant dans le quartier ou depuis le café, pour sortir de la routine.

Les pauses dans ma semaine

Les pauses dans ma semaine sont très rares, mais il m’est arrivé d’en prendre lorsque c’était nécessaire.

Quand je me sens vraiment fatiguée, en manque d’énergie, je ralentis le rythme en finissant plus tôt ou en prenant une journée off.

Il a pu m’arriver également de faire une sieste, d’organiser un dîner entre amis ou une soirée en amoureux…

Connaître et respecter mes limites est essentiel, tout comme connaître les manières dont je peux recharger mes batteries.

5 points clés dans mon organisation professionnelle

Pour résumer, voici les 5 clés qui régissent mon quotidien professionnel.

1. Une remise en question constante

Je ne suis pas arrivée à mon fonctionnement du jour au lendemain : j’ai lancé mon entreprise il y a 4 ans et j’ai passé 15 ans à occuper des rôles de leadership.

Établir mon organisation a été un processus et est toujours un processus ! 

Je réactualise sans cesse mes réponses à ces questions :

  • Quelle est la meilleure gestion de mon temps ?
  • Quelle est la meilleure organisation de ma semaine d’entrepreneure ?
  • Comment mieux gérer mon temps ?
  • Quelle est la meilleure solution pour mon équilibre ?
  • Etc.

2. Une assistante polyvalente

J’ai une assistante très polyvalente qui m’accompagne dans la gestion de mon agenda et de l’administratif. C’est la personne avec qui vous entrez en contact quand vous choisissez de rejoindre l’un de nos programmes.

Son travail consiste à me délester d’une grande charge mentale et de gérer tout ce qu’elle peut faire pour moi sans que j’aie à intervenir.

Elle possède un regard à 360° de l’entreprise, ce qui est un appui précieux au quotidien !

3. Un système de process favorisant l’autonomie

Dans l’entreprise, nous avons développé un système de process qui permet à chacune de pouvoir se référer à certaines tâches en autonomie.

Equipe Coachappy

Cela nous permet de gagner beaucoup de temps lors de tâches que l’on ne maîtrise pas totalement ou lors d’un recrutement, pour assurer la formation.

Bien sûr, ces procédures sont évolutives !

4. La communication comme pilier

Je communique énormément avec chacune des membres de mon équipe, que ce soit en one-to-one sur zoom, en présentiel ou sur Slack.

Cela me permet de bien comprendre les enjeux, les besoins, les performances de chacune et d’avancer à l’unisson.

J’estime que la cocréation ne peut avoir lieu que dans le partage de la vision, des ambitions, des plaisirs comme des problématiques de notre quotidien professionnel.

5. La simplicité comme principe moteur

J’agis toujours avec en tête la phrase :

Keep it simple.

J’annule tout ce qui n’est pas nécessaire et j’encourage vivement mon équipe à faire de même !

Bien sûr, c’est difficile : on a toujours envie de faire les choses le plus parfaitement possible. Mais il est important de garder les choses simples, surtout lorsqu’on est une petite équipe avec de grandes ambitions : il faut agir sur ce qui est vraiment important.

Ce qui n’est pas prioritaire doit être repoussé.

Et j’ai une vision très claire de ce qui a besoin d’être fait pour créer les résultats que nous souhaitons et de ce qui peut passer à la trappe : c’est toujours ce sur quoi je me questionne.

Si je me trompe, j’apprends de mes erreurs, j’en parle à mon équipe et nous progressons toutes.

Pour conclure et aller plus loin

Voilà pour tout ce qui relève de mon organisation purement professionnelle.

Mais le tableau reste pourtant incomplet, car je ne suis pas l’entrepreneure que je suis par hasard : ma vie privée a un impact sur mon organisation en tant que leader.

Et c’est le cas pour nous toutes !

La professionnelle que vous êtes se nourrit de la personne que vous êtes en privé.

C’est pourquoi je vous invite à découvrir dès maintenant l’épisode 2 de ma semaine type d’entrepreneur, où je vous expose les détails de mon organisation personnelle et familiale – et où je vous explique l’impact de ces méthodes sur ma vie professionnelle.

Dans le programme Leaders Ambitieuses, nous abordons largement les diverses méthodes d’organisation du quotidien en les personnalisant, notamment en respectant le rythme chronobiologique de chacune.

N’attendez plus pour nous rejoindre !

Découvrez votre profil type d’entrepreneur pour optimiser vos performances !

👇

Cités dans cet épisode

Retrouvez l’ebook exclusif “5 clés pour prévenir l’épuisement avant le burn-out” ici 

*****
Vous êtes manager, dirigeante ou entrepreneure et vous voulez avoir plus d’impact, vous sentir à votre place dans vos fonctions et être une meilleure leader ? Ce sont exactement les résultats obtenus par les clientes de notre programme de formation et de coaching Leaders Ambitieuses. Pour en savoir plus : cliquez ici. 

*****

Afin de ne pas manquer 1/ les outils de leadership 2/ les conseils de coaching exclusifs que je partage dans les mails, et 3/ toutes les informations sur la possibilité de rejoindre le prochain groupe de Leaders Ambitieuses, inscrivez-vous à la newsletter sur ce lien !

réalisé par Arnaud S. | musique-imaginaire.com

VOUS AVEZ AIMé cet episode ?

Ne ratez pas le prochain. Abonnez-vous au podcast sur la plateforme de votre choix.