10 conseils pour préparer son départ en vacances quand on occupe un poste à responsabilités

Préparer ses vacances au travail quand on occupe un poste important n’est pas une mince affaire !

Le sentiment d’être débordée et le stress peuvent rapidement prendre le dessus et venir gâcher votre repos.

Alors comment s’organiser pour partir en congés et profiter pleinement ?

Je vous donne dix conseils pour préparer vos vacances et pouvoir déconnecter sans stress. Parce que les leaders doivent aussi prendre soin d’elles !

Pour écouter le podcast, c’est ici :

DANS CET ÉPISODE

Préparer ses vacances au travail quand on est leader

Le moment des vacances approche à grands pas ! Que vous soyez mer ou montagne, je vous souhaite dans tous les cas d’en profiter au maximum…

Oui, mais comment réussir à profiter pleinement de ses vacances quand on occupe un poste à responsabilités ?

Votre absence au bureau entraînera forcément des conséquences dans l’organisation interne de votre entreprise et de vos équipes.

Pour bien préparer ses vacances au travail, il faut notamment :

Programmer son absence à tous les niveaux impactés

Boucler les dossiers

Déléguer ce qui doit être fait

… Tout cela dans l’optique de vous offrir une vraie pause et de faciliter la vie de vos collaborateurs. Mais aussi de vous ménager un retour de congés sans stress !

Car qui n’a jamais ouvert ses mails avant de revenir au bureau et ressenti l’angoisse monter face aux centaines de messages en attente ?

Demandez-vous à quoi ressembleraient vos vacances si vous les prépariez vraiment. Si vous organisiez le départ, la déconnexion et le retour.

Imaginez la sérénité avec laquelle vous pourriez partir !

Voici donc 10 clés pour préparer vos vacances en conscience, avec professionnalisme et pour vous assurer de vraiment en profiter.

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1. Décider de son degré de déconnexion

Avant tout, vous devez décider intentionnellement du degré de déconnexion que vous souhaitez vous accorder. Vous êtes libre !

Ni mail, ni Slack : aucun lien avec le bureau ?

Seulement une fois par semaine ?

Plusieurs fois par semaine ?

En fonction de votre poste et selon vos envies, vous devez choisir en conscience ce que vous voulez pour vous. Ici, pas d’injonction : ne réfléchissez pas en matière de ce qu’il « faudrait », ce qui est « mieux », ce qui n’est « pas bien », etc.

Tout est possible.

Il y a des CEO qui déconnectent totalement. Il y a des managers qui ne déconnectent jamais.

Ce sur quoi je veux appuyer est que la décision et l’intention sont essentielles.

C’est ce qui va vous aider à vous préparer et à vous déconnecter vraiment.

Évidemment, pour un repos optimum, déconnecter totalement est recommandé. Ce n’est qu’ainsi que vous ferez une vraie pause.

Mais si vous décidez en amont d’être connectée et quand, vous pourrez tout aussi bien déconnecter par ailleurs. Le problème, c’est de ne pas se fixer de règle et d’en faire plus qu’on ne le voudrait.

2. Trier les sujets pour s’organiser avant les vacances

Pour bien préparer ses vacances au bureau, il faut s’organiser !

En conséquence, commencez par trier les sujets en cours :

Qu’est-ce qui va devoir être fait pendant vos vacances ?

Qu’est-ce qui peut être fait en avance ?

Qu’est-ce qui pourra être fait à votre retour ?

Qu’est-ce que vous pouvez déléguer ?

Qu’est-ce que vous devez impérativement faire vous-même ?

Vous traiterez ensuite ces sujets par catégories, avec vos collaborateurs potentiels pour chacun. Cela vous permettra de gagner en clarté sur l’organisation de votre départ.

3. Déléguer les tâches au moment du départ en congés

Les vacances sont une excellente occasion pour déléguer à vos équipes.

Il n’est pas toujours évident de savoir déléguer : on a parfois l’impression de manquer de temps ou peur de prendre le contrôle.

Pourtant, la délégation est un aspect essentiel de la réussite d’une leader ! Il faut savoir le faire de manière réfléchie, claire et planifiée.

Quand vous avez identifié les sujets que vous pouvez déléguer, demandez-vous à qui :

À votre équipe ?

Demander un coup de main à un homologue ?

Faites le point le plus clairement possible.

À ce stade, la planification sera indispensable !

4. Planifier pour bien préparer ses vacances au bureau

Planifiez précisément en prévoyant ce que vous pouvez faire avant, ce que vous devrez faire après et ce qui doit être fait pendant.

Prendre de l’avance

Prévoyez suffisamment en amont de faire les tâches sur lesquelles vous pouvez prendre de l’avance.

Planifier la délégation

Déléguez à vos équipes les différents sujets qui devront être traités pendant votre absence. En anticipant, vous pourrez même les former si nécessaire.

Classer les priorités pour la reprise

Planifiez les priorités que vous devrez traiter dès votre retour. Cela vous enlèvera un grand poids de charge mentale pendant les vacances ! Si vous savez que les choses sont prévues dans votre planning de rentrée, elles ne tourneront pas en boucle dans votre cerveau.

5. Choisir quand traiter les sujets incompressibles

Les sujets incompressibles sont des sujets que vous ne pouvez pas déléguer et qui ne pourront pas attendre la rentrée.

En avez-vous ?

Si oui, lesquels ?

Quand vous en occuperez-vous pendant vos vacances ?

Décidez en amont de ce qui vous convient pour ne pas y passer plus de temps que nécessaire.

Note importante

Sur ce sujet, n’hésitez pas à vous challenger.

Si j’écoutais toutes les leaders que j’accompagne, elles me diraient qu’elles ont plein de sujets incompressibles. Mais à quel point est-ce une circonstance indiscutable ? N’est-ce pas plutôt une façon de voir les choses et de vouloir à tout prix tout contrôler ?

Demandez-vous comment vous pouvez réduire ces tâches au minimum pour vous accorder un repos maximum. Même si cela réclame d’innover en amont !

6. Désigner un référent au sein de son équipe

Pendant vos vacances, il est nécessaire que vous ayez une personne référente dans votre équipe.

Cette personne prendra la responsabilité des décisions en votre absence : ce sera elle qu’on vient voir pour poser les questions – que ce soit au sein de l’équipe ou de l’extérieur.

Vous devez choisir quelqu’un de confiance, quelqu’un que vous voulez développer, que vous imaginez bien en futur manager ou pour vous succéder.

C’est ce référent (et seulement lui) qui sera habilité à vous contacter pendant vos vacances en cas d’urgence.

7. Prévenir ses interlocuteurs privilégiés

Prévenez vos interlocuteurs privilégiés de vos vacances à l’avance pour organiser les échanges. Vous vous assurez ainsi que votre absence est prise en compte dans les plannings de ces personnes-là.

Par exemple, quand le monteur et éditeur de mon podcast (Arnaud, de Musique pour l’Imaginaire) prend des vacances, il me prévient toujours en amont. De cette manière, je peux m’organiser à l’avance pour m’assurer que mon podcast conserve sa régularité.

8. Organiser des 1 to 1 avec les membres de son équipe

Avant de partir en vacances, prévoyez des réunions en 1 to 1 avec chacun des membres de votre équipe. Vous vous assurez ainsi des priorités de chacun et vous pouvez en profiter pour passer vos messages importants avant de partir.

Vous offrez également la possibilité à vos collaborateurs de vous consulter et de communiquer avant votre départ. Vous pourrez répondre à leurs questions, s’il en reste.

C’est aussi comme cela que vous maintiendrez une bonne communication au sein de votre équipe.

9. Prévoir un temps de rangement avant le départ en vacances

Je vous conseille de faire un grand nettoyage de votre boîte mail et de votre bureau avant de partir.

Cela peut paraître impressionnant, dit comme ça, mais à mon sens, c’est l’occasion ou jamais ! Ce ménage permettra un départ en vacances plus serein et avec plus d’espace mental.

Traitez tous les mini-sujets en suspens.

L’idéal, c’est d’y consacrer la dernière demi-journée avant votre départ : vous pourrez partir tôt, l’esprit léger et prêt à déconnecter.

Et surtout, ce sera beaucoup plus agréable pour vous de revenir au bureau !

10. Couper les notifications professionnelles

Que vous vous connectiez pendant vos vacances ou non, selon votre décision consciente, je vous suggère de couper toutes vos notifications.

C’est personnellement mon cas quand je pars en vacances et que je décide de me déconnecter vraiment : j’enlève mes mails, Slack et Instagram de mon téléphone.

Quand je me connecte, je le fais sur mon ordinateur. Je m’assure ainsi que je le fais en conscience et non par automatisme. Notre cerveau est câblé pour traiter immédiatement ce qui se présente sur notre téléphone. Couper les notifications me permet de choisir mes moments pour travailler si nécessaire.

Je vous suggère d’en faire de même : cela vous aidera à lâcher prise et, surtout, de pleinement profiter de vos vacances !

Savoir déléguer des tâches à votre équipe ou faire le tri dans vos priorités sont des qualités essentielles. Elles sont à la base de votre réussite ET de votre bien-être personnel.

Si vous souhaitez progresser sur ces sujets et bien d’autres encore, notre accompagnement Leaders Ambitieuses est probablement fait pour vous !

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réalisé par Arnaud S. | musique-imaginaire.com