Gérer l’absence longue durée d’un collaborateur :
Les 5 clés de la sérénité
Gérer l’absence longue durée d’un collaborateur demande beaucoup d’organisation. C’est aussi souvent la source de beaucoup de stress !
En cas de congé maternité, d’arrêt maladie de longue durée ou de tout autre motif d’absence prolongée : la gestion d’une absence longue exige de se poser les bonnes questions.
Que doit-on réorganiser ? Quand opter pour le remplacement du salarié ? Comment faire face à une situation difficile pour l’équipe et l’entreprise ?
Je vous donne 5 clés pour aborder sereinement une absence longue durée et en tirer le meilleur pour mieux manager votre équipe.
Pour écouter le podcast, c’est ici :
Gérer la longue absence d’un collaborateur
Cette année, nous avons eu la joie d’accueillir Léonard, le fils d’Alice et le premier bébé Coachappy.
C’était aussi l’occasion de faire face à notre première absence prolongée : le congé maternité de l’heureuse maman.
Un sujet important
La question de la gestion de l’absence longue d’un collaborateur touche tous les leaders.
Que vous soyez comme moi à la tête d’une TPE, manager d’équipe ou bien à la tête d’une grosse boîte, vous avez déjà rencontré (ou rencontrerez prochainement) une situation d’absence prolongée dans votre équipe :
- Congé maternité
- Arrêt maladie longue durée
- Congés sabbatiques
- Congés sans solde
- Etc.
La gestion de cet événement est un sujet de coaching à part entière. Je sais d’expérience qu’il entraîne souvent beaucoup de stress et d’embarras :
C’est une angoisse de manager ou de chef d’entreprise – surtout dans le cas d’une petite entreprise. On se demande comment on va pouvoir faire sans cette personne.
Et c’est aussi souvent une angoisse de salarié, qui se dit qu’il ne veut pas mettre son équipe, ses collègues ou son entreprise en difficulté. Dans certains cas, il craint même que son absence soit mal accueillie et qu’on le fasse culpabiliser.
Pourtant, il peut en être autrement… Je ne compte plus le nombre de femmes que j’ai coachées sur ces sujets !
Un moment pour travailler sur ses pensées
En réalité, notre gestion de la situation va dépendre de nos pensées sur l’absence de notre collaborateur.
Parce que, comme nous l’explique le Modèle de Brooke, nos pensées créent nos émotions et nos émotions sont à l’origine de nos actions.
Le plus souvent, on perçoit une absence prolongée comme un drame :
On ne va pas s’en sortir.
On va se retrouver immédiatement sous l’eau – surtout dans le cas d’un effectif réduit.
La personne qui s’absente possède une expertise unique dans l’équipe.
Je sais tout cela !
Mais il est capital de comprendre que ces choses qu’on se raconte nous plombent. Elles ajoutent du poids à l’absence. Et elles ne nous aident pas à agir pour nous simplifier la vie.
Dans certains cas, ce stress fait aussi de nous une mauvaise manager, car on rend responsable de nos angoisses la personne qui s’absente.
Combien de femmes culpabilisent de partir en congé maternité, parce que ça n’arrange pas leur entreprise… Ces situations ne sont pas tolérables !
C’est pourquoi je vous propose d’explorer quelques pistes qui vous aideront en cas d’absence prolongée, prévue ou imprévue, d’un salarié.
Voici les 5 clés de la sérénité et de la réussite pour gérer absence longue dans votre équipe !
1. Comprendre la source de son appréhension
Je coache régulièrement des managers qui appréhendent le départ de leurs collaborateurs et pour qui cette angoisse représente beaucoup :
Il est difficile de recruter une personne qui convient.
La formation prend du temps.
La charge de travail est importante.
Mais il faut bien prendre conscience que l’appréhension elle-même ne sert à rien d’autre qu’à vous ajouter une charge sur les épaules.
Quand on craint le départ de quelqu’un, il faut analyser l’origine de ce stress. Et il peut signifier trois choses :
- Vous développez des inquiétudes envahissantes
C’est le cas lorsqu’on a l’habitude de s’inquiéter facilement, pour rien de concret.
Il faut alors apprendre à balayer ces inquiétudes, notamment en se concentrant sur autre chose.
- Vous avez l’intuition que quelque chose ne va pas
C’est le cas lorsqu’on sent qu’il y a un problème sous-jacent. La personne dont on craint le départ ne va pas bien, est démotivée, etc.
Il est alors très important de faire confiance à son intuition et ouvrir la conversation. Un échange direct vaut mieux qu’une appréhension muette ! Une leader qui sait le fond des choses est plus forte qu’une leader qui se fait un sang d’encre.
À ce sujet, je vous invite à lire cet article qui vous aidera à différencier la peur de l’intuition.
- Votre équipe ne tiendra effectivement pas le choc en cas de nouvelle absence
C’est le cas quand vous avez de très bonnes raisons de croire que votre équipe ne supporterait pas une nouvelle absence… D’ailleurs, les absences sont monnaie courante !
Vous devez vous demander comment avoir un coup d’avance :
- Recruter une nouvelle personne ?
- Recruter à mi-temps ?
- Recruter en alternance ?
- Toujours avoir des profils sous la main ?
- Mieux fidéliser votre équipe ?
Il vous faut vous concentrer sur la source du problème afin de savoir comment réagir.
2. Changer sa manière de percevoir l’absence longue d’un salarié
L’absence prolongée d’un salarié est un drame si et seulement si vous pensez que c’est un drame.
Elle deviendra neutre si vous la pensez neutre.
Elle pourra même être une opportunité si vous la considérez comme telle.
Un congé maternité ou un arrêt maladie de longue durée sont des circonstances qu’on ne choisit pas et qu’on ne contrôle pas. Et parce que vous ne les contrôlez pas, votre cerveau peut vous faire croire à la réalisation de votre scénario du pire !
Pourtant, en réalité, une absence longue durée fait partie de la vie habituelle d’une entreprise, d’une équipe et des êtres humains qui la composent.
Quand vous pensez que c’est un drame, vous vous créez un stress et une pression qui viennent complexifier la gestion du changement.
Vous vous dites sans doute que c’est plus facile à dire qu’à mettre en pratique, surtout si l’absence a un impact direct sur votre charge de travail, vos résultats ou les finances de l’entreprise.
Mais il y a bel et bien d’autres façons de voir cet événement, plutôt que de le considérer comme un drame :
Une absence longue durée est un événement neutre
Vous pouvez simplement penser que l’absence longue d’un salarié est un événement neutre.
Après tout, c’est la vie : en tant que manager, vous savez que la gestion de ce genre de moment fait partie de vos fonctions, même si ce n’est pas toujours facile.
D’ailleurs, vous pouvez le faire et vous allez le faire !
Prendre le point de vue de l’événement neutre vous aidera à accepter la situation et donc à passer à l’action pour trouver des solutions.
Une absence longue durée est une opportunité
Vous pouvez aussi penser qu’une absence est une opportunité !
Je vous l’accorde, c’est une pensée très challengeante, surtout dans le cas où la personne qui s’absente apporte beaucoup de valeur à votre équipe.
Elle est pourtant très intéressante !
Quand Alice m’a annoncé sa grossesse, j’étais bien sûr très heureuse pour elle, mais aussi un peu stressée pour moi…
J’ai choisi d’adopter la pensée qu’il s’agissait d’un événement neutre, que c’était la vie d’une entreprise et que j’allais gérer.
Puis, pendant son absence, j’ai réalisé que c’était une opportunité.
La situation nous a bousculées dans nos façons de faire, j’ai dû revoir notre charge de travail et faire les choses plus simplement, aller à l’essentiel. C’est quelque chose que nous avons gardé, même après le retour d’Alice.
Son absence nous a challengées, mais elle nous a aussi apporté !
Je vous invite ici à vous demander comment vous pourriez voir la situation différement.
Quelles que soient les circonstances, même si l’absence prolongée est imprévue et s’impose du jour au lendemain, envisager un point de vue à votre service sera toujours utile.
3. Préparer ou réagir à une absence prolongée
Ce conseil peut sembler très trivial… Mais j’ai vu tellement de managers faire l’autruche sur le sujet que je me dois d’appuyer sur le volet de l’organisation !
Quand vous savez qu’une absence prolongée se prépare, vous avez de la chance : vous avez du temps pour vous organiser.
Et vous pouvez prendre en amont les actions qui s’imposent :
- Recruter quelqu’un pour une durée déterminée
- Répartir autrement la charge de travail
- Revoir les priorités sur les projets en cours
Pendant le congé maternité d’Alice, nous avons mis en œuvre toutes ces actions :
- Recruter une personne en CDD pour la remplacer sur une partie de son poste – nous avons eu des difficultés à recruter et je me remercie chaque jour d’avoir initié le recrutement très tôt.
- Redistribuer les responsabilités à chacune.
- Déprioriser certains projets et même en annuler un.
Au départ, nous pensions que le remplacement d’Alice suffirait, mais nous avions omis le temps de formation, la différence d’expérience et le super pouvoir d’Alice à réaliser des choses complexes en peu de temps.
Lorsque l’absence est imprévue, vous ne pouvez enclencher la réorganisation qu’au moment où les choses vous tombent dessus. Parfois, vous ne savez même pas combien de temps la situation va durer !
Concentrez-vous alors sur tout ce qui reste en votre contrôle :
Réfléchir avant d’agir
La première erreur est de se dire que tout va revenir très vite à la normale. On fonce donc tête baissée en prenant tout le travail de cette personne en plus du sien, sans se poser de question.
… Si la situation s’étire en longueur, on va droit dans le mur !
Il est toujours nécessaire de prendre le temps de l’organisation pour revoir les priorités et répartir la charge de travail.
Conserver sa capacité à anticiper
Faire l’autruche nous dessert toujours, car on se prive de sa capacité à anticiper les problèmes, les besoins de chacun et les manques à gagner sur les résultats.
Or, plus vous serez au clair et mieux vous pourrez répondre aux enjeux.
Parfois, une personne absente doit tout simplement être remplacée. Et si vous ne pouvez pas le faire pour telle ou telle raison, alors gare aux conséquences parfois désastreuses sur votre santé et celle de vos équipes !
Les problèmes d’absence pourraient en venir à empirer.
Prioriser les projets
Demandez-vous si tout peut être absorbé ou s’il faut choisir de ne pas faire certaines choses (et lesquelles).
Plus vous serez claire sur ce point avec vous-même, votre équipe et votre hiérarchie, plus vous vous assurerez que l’absence se déroule au mieux pour tout le monde.
Faire face aux réalités
Bref, une absence potentiellement longue réclame beaucoup d’honnêteté intellectuelle.
Faire face, c’est regarder les choses telles qu’elles sont, sans se raconter d’histoires. Voir ce qui est faisable et ce qui ne l’est pas.
Bien sûr, la situation se complique quand les chiffres ne sont pas bons. Mais une équipe épuisée n’a jamais amélioré les chiffres !
4. S’organiser de manière simple en cas d’absence dans l’équipe
L’absence d’Alice était également l’occasion d’appliquer l’un de mes premiers mantras :
Keep it simple. Faire au plus simple !
C’est la phrase magique qui nous a aidées à traverser cette période. C’est ce qui m’a aidée à faire sans assistante pendant un temps et assurer moi-même une grande partie de l’administration.
Quand certaines personnes sont absentes, on se rend parfois compte qu’on a tendance à compliquer ce qui pourrait être plus simple et plus rapide. Cela nous permet de revenir à l’essentiel et de remettre en question certaines pratiques de travail.
Je me suis par exemple aperçue que j’employais une assistante à temps plein pour faire un travail qui prenait en réalité beaucoup moins de temps.
J’avais vu trop grand et c’est une des raisons pour lesquelles ça n’a pas fonctionné. Cet épisode m’a permis de réajuster et de trouver une solution plus en phase avec les besoins de l’entreprise.
5. Faire d’une absence un espace de gratitude
Les diverses absences de cette année m’ont enfin amenée à ressentir beaucoup de gratitude :
Gratitude pour Alice d’apporter autant à Coachappy
Gratitude pour mon équipe et en particulier pour Virginie et Marion qui ont vraiment été au rendez-vous pour assurer pendant les absences
Gratitude pour la vie de me montrer le chemin vers un meilleur leadership, plus aligné, et de créer les opportunités pour travailler avec les bonnes personnes
Gratitude pour toutes celles qui ont contribué pour un court ou un long moment à faire de mon entreprise ce qu’elle est
Alors je vous invite à vous poser cette question : envers qui ou quoi dans cette situation pouvez-vous ressentir de la gratitude ?
C’est l’une des nombreuses choses que l’on travaille ensemble au sein de notre programme Leaders Ambitieuses, et j’espère avoir l’opportunité de vous y retrouver un jour !
D’ici là, voici le résumé des 5 clés pour gérer sereinement une absence longue durée dans votre équipe :
- Analyser les raisons de son angoisse face à une potentielle absence pour en tirer des conclusions utiles.
- Prendre conscience que notre manière d’appréhender l’absence influe sur notre capacité à la gérer.
- Préserver ses capacités d’anticipation et regarder la réalité en face.
- Toujours favoriser la simplicité dans l’organisation.
- Profiter de l’occasion pour en faire un espace de gratitude.
La gestion d’une absence prolongée ne doit plus être source d’angoisse !
Devenez une leader organisée et sereine !
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